Chúng ta đều được biết hoặc nghe về cách làm nhiều việc cùng lúc hàng trăm lần rồi. Nhưng để thật sự làm việc hiệu quả, chúng ta chỉ nên làm tập trung vào 1 việc mà thôi. Chứ không phải làm cùng lúc nhiều việc.
Tuy nhiên, cuối cùng, chúng ta lại ăn trưa trước màn hình TV hoặc với một chiếc laptop. Lướt Facebook hay Twitter trong khi đang soạn emails và đang chat với rất nhiều người. Khi đáng ra chúng ta nên chỉ tập trung vào việc làm 1 bài tập, 1 bài post mới hay 1 bản hoạch định thì ta lại kết hợp nó với một việc gì đó khác.
Một điều chắc rằng, chúng ta đều nhận ra việc làm nhiều thứ khác nhau cùng lúc sẽ khiến năng suất công việc kém hiệu quả đi. Vậy tại sao chúng ta lại gặp khó khăn trong việc tập trung vào chỉ 1 thứ?
Vì … điều đó khiến chúng ta cảm thấy tuyệt vời!
Để hiểu lý do chúng ta lại có thói quen làm nhiều việc cùng lúc mặc dù biết rằng điều đấy là không nên, tôi đã tìm một số bài viết thú vị và câu trả lời khá là đơn giản:
Những người (đang thực hiện nhiều việc cùng lúc) không trở nên năng suất hơn – họ chỉ cảm thấy hài lòng với công việc của mình.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã đề cập đến việc nếu kết hợp việc học với một quyển sách đang mở trước mặt, xem TV cùng lúc đấy và nhắn tin cho vài người bạn, chúng ta cảm thấy thật sự thỏa mãn. Ôi nghĩ xem chúng ta hoàn thành mọi thứ cùng 1 lúc, thật là hiệu quả và năng suất phải không?!
Thật không may rằng, điều hoàn toàn ngược lại mới đúng. Những học sinh tiến hành làm việc với cường độ nặng và nhiều thứ cùng lúc cảm thấy tuyệt vời hơn, nhưng kết quả họ đạt được lại tệ hơn những gì những người làm từng việc một đạt được.
Một vấn đề khác đã được tìm ra rằng, những người làm nhiều việc cùng lúc như thế bề ngoài sẽ trông như rất năng suất nên chúng ta cũng muốn được như họ. Chúng ta nhìn những người có thể phản hồi email, gọi điện thoại trong lúc đang ngồi viết blog và sẽ cảm thấy “Woww. Thật kì diệu. Mình cũng muốn có khả năng đấy.”
Và rồi không hề biết rằng chúng ta đã tự đặt rất nhiều áp lực lên chính bản thân mình để làm nhiều hơn,nhiều thứ hơn nữa. Khi mà thực tế, nó chỉ giúp chúng ta trông như làm việc năng suất hơn khi mà kết quả thật ra lại tệ hơn.
Một sự thật thú vị là bộ não không có khả năng thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Nếu chúng ta ăn trưa cùng với 5 khung facebook chat mở sẵn và đang cố gắng để gửi đi 1 email, không có nghĩa là bộ não đang tập trung vào làm cả 3 việc ấy cùng 1 lúc.
Thay vào đó, làm nhiều thứ cùng lúc sẽ chia não bộ ra nhiều phần. Nó tạo nên 1 thứ mà các nhà nghiên cứu gọi là “những tiêu điểm”. Và toàn bộ những gì não bộ làm là dịch chuyển thật nhanh từ “tiêu điểm” của hoạt động ăn, sang “tiêu điểm” của hoạt động viết email và rồi “tiêu điểm” của trả lời những tin nhắn chat. Dòng chảy đó cứ nhảy qua nhảy qua và mức độ tập trung dành cho mỗi công việc chỉ còn lại vài giây…
Các nhà nghiên cứu từng cho rằng, người làm việc nhiều cùng lúc có thể phát triển những kĩ năng khác như: 1. Lọc thông tin. 2. Trở nên nhanh nhạy trong việc dịch chuyển giữa các công việc và 3. Giữ cho trí nhớ lâu dài. Và họ cuối cùng nhận ra rằng, không có điều nào trong 3 điều trên là đúng cả…
Những người làm nhiều việc cùng lúc thật sự tệ hơn nhiều trong việc lọc bỏ những thông tin không liên quan và cũng thể hiện tệ hơn rõ ràng trong việc thay đổi công việc so với những người làm từng việc một.
Vậy bây giờ, các nghiên cứu đều đã chỉ ra rằng làm nhiều việc cùng lúc không tốt cho chúng ta. Sẽ khiến chúng ta trở nên kém hiệu suất và mất đi những kĩ năng như lọc bỏ những thông tin không cần thiết.
Vậy thì làm cách nào để có thể tập trung vào làm một việc duy nhất? Sau đây là một số phương pháp hữu dụng mà tôi đang thực hiện:
1. Tập thói quen chỉ mở 1 tab duy nhất trong trình duyệt
Một phương pháp mà tôi đã tự đặt tên là “một tab trình duyệt”. Tôi tự giới hạn mình lại trong việc chỉ mở 1 tab khi đang làm việc. Điều đó khiến tôi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng nhất mà tôi phải tiến hành ngay.
Để giải thích cụ thể hơn. Một số công việc tôi vẫn thường loay hoay là giải quyết email đến từ HelpScout, và rồi Tweet, những bài post trên blog và những email từ hòm mail cá nhân của tôi nữa. Trước đây tôi từng mở tất cả những tab này lên cùng lúc. Còn bây giờ tôi đi từng cái một. Tôi mở hòm mail của HelpScout trước, hoàn thành nó và rồi mở TweetDeck để trả lời những gì liên quan tới Tweets. Sau đó tôi lại đóng tất cả mọi thứ. Mở ứng dụng Word và bắt đầu viết. Và cuối cùng tôi mở hòm mail cá nhân, sau đấy lại đóng hết lại.
2. Sắp xếp công việc vào tối trước đấy
Điều giúp tôi có thể luyện thói quyen mở một tab duy nhất trong trình duyệt là sắp xếp công việc vào tối hôm trước.
Mỗi buổi tối, tôi ngồi xuống và viết tất cả những gì mình muốn làm vào ngày hôm sau. Đây là một phương pháp rất thông thường, và có thể là điều bạn đã từng làm trước đây. Đó là một phương pháp đơn giản của to-do list mà bạn đã từng được học hay nghe tới. Tôi chỉ có một vấn đề nhỏ với những cái todo lists ấy – đó là không bao giờ tôi làm theo nó cả.
Vì vậy tôi biến đổi nó một tí. Bên cạnh việc ghi ra hết những gì tôi muốn làm, tôi thảo luận với một người bạn và hình dung công việc ấy tiến hành thế nào. Việc chỉnh sửa thì có vẻ chỉ thay đổi cái list của bạn một ít, nhưng thật ra bên trong nó lại khác hẳn.
Khi chúng tôi cùng ngồi xuống và bàn bạc trong vòng 10 phút mỗi tối để đi qua từng công việc mà ngày hôm sau tôi phải làm, mọi thứ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Nguyên nhân là thay vì chỉ ghi lại những gì tôi nghĩ là mình cần làm vào ngày tiếp theo, tôi buộc phải ngồi giải thích cho bạn mình như “Tớ muốn viết bài báo này với nội dung này ngày mai vì nó tạo động lực cho tớ. Và rồi tớ sẽ hoàn thành nó thế này…, cấu trúc nó thế này…”. Nội dung của những việc tôi viết dường như không đổi, nhưng gần như tôi đã đi được nửa đường trong việc hoàn thành nó. Và ngày hôm sau, tôi chỉ cần nhìn qua lại cái list ấy và hoàn tất mọi thứ.
Nếu bạn giữ một quyển tập những việc cần làm, nhưng lại hiếm khi làm theo nó, hãy làm theo cách tôi xem, tìm một người bạn và ngồi hoạt định mọi thứ trong vòng 10 phút mỗi tối. Và rồi bạn sẽ nhận ra đấy là điều thú vị khi hoàn tất những điều mình đã vạch ra sẵn mỗi ngày.
3. Thay đổi vị trí/môi trường làm việc ít nhất một lần trong ngày
Thay đổi vị trí làm việc là điều giúp tôi tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn khi đang tiến hành làm từng việc một. Chúng ta đã từng đọc rất nhiều bài về việc phải tìm một nơi làm việc lý tưởng, thoải mái, phù hợp để chúng ta tập trung. Và tôi nhận ra rằng: Tôi phải tạo ra thật nhiều nơi như vậy.
Để tập trung trở lại sau khi hoàn thành 1 việc và chuẩn bị chuyển sang việc tiếp theo, tôi dành ra 5 phút để nghỉ ngơi, hay uống một cốc nước. Hoặc cũng có thể đóng laptop lại, đứng dậy đi khỏi bàn và dịch chuyển mọi thứ sang một nơi khác.
Vì vậy đa phần, tôi sẽ giành nửa ngày ở trong căn hộ của mình để làm việc, sau đó tôi lại có một danh sách các quán cafe có thể tới, hay những khu có ghế ngồi bên trong tòa nhà tôi đang ở.
Về cá nhân tôi, tôi luôn muốn thử thách kế hoạch làm việc của mình, và luôn tìm cách thay đổi những cách làm hiện tại sang những cách năng suất, hiệu quả hơn. Tập trung làm từng việc là một phương pháp rất hữu dụng với tôi. Và tất nhiên, nó chỉ thành công khi nhiều thói quen của bạn cùng hợp lực để tạo nên ngày “làm từng việc một” thành công.
—————————————————
Lời nhắn từ Rubik24:
Nếu bạn đang bạn bị cuốn vào vòng xoáy của nhiều việc đổ vào đầu cùng lúc và đang cố gắng xoay xở chúng cùng 1 lúc, bạn hãy dừng lại và tập trung xử lý từng việc một để tăng hiệu quả và giảm áp lực cho bạn nhé:
– Mở 1 tab duy nhất trong trình duyệt: uhm thì bạn có thể mở bao nhiêu tab bạn muốn vì đôi khi đó lại là cách bạn lưu trữ thông tin, nhưng đừng để nó ảnh hưởng tới việc bạn đang làm nhé. Và bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc mình cần làm nữa. Sau đấy thì chỉ cần tập trung làm từng việc một thôi.
– Sắp xếp công việc vào tối trước đấy: không chỉ đơn thuần viết ra những gì bạn nghĩ mình cần làm, thỏa luận cùng 1 người bạn sẽ giúp bạn định hình công việc ấy bạn sẽ làm thế nào, ý tưởng ra sao… Và tah dah, ngày hôm sau bạn chỉ cần nhìn lại list và hoàn thành mọi thứ như cách bạn đã chuẩn bị thôi.
– Thay đổi vị trí làm việc: đặt mình vào hoàn cảnh mới có thể giúp bạn nạp lại đầy năng lượng để chuyển sang công việc tiếp theo. Có thể đối với bạn không đơn giản để có thể thay đổi chỗ làm khi công việc/môi trường/sếp đòi hỏi bạn ngồi đúng bàn làm việc của mình. Vậy thì chúng ta hãy học cách thả lỏng người, thư giãn đầu óc, đứng dậy đi lại , uống một cốc nước hay đứng nhìn đường phố qua lại… trước khi bắt đầu công việc tiếp theo nhé.
Rubik24 rất nóng lòng để học hỏi cách bạn xử lý những công việc cùng lúc thế nào. Bạn có phương pháp nào để thoát khỏi những thứ có thể làm bạn sao nhãng và tăng độ tập trung không? Và bạn đã làm thế nào để tránh rơi vào trường hợp làm nhiều việc cùng lúc? Hãy chia sẽ cùng với Rubik24 nhé.
—————————————————
Rubik24 Team (dịch)
Keep Moving Forward!